[NCS 자원관리능력] 서류 정리 방법

업무 관련 서류는 대표적인 물적 자원 중 하나로, 끝없이 쌓이는 서류를 어떻게 정리하느냐에 따라 업무 처리의 결과가 달라질 수 있다.

영업 담당자 공통 서류	A 방식 정리	B 방식 정리
1. 자재 구매 내역서 2. 완제품 원가 계산서 3. 바이어별 구매 계약서 4. 생산 지시서 5. 생산공정 확인서 6. 검품 내역서 7. 완제품 출고증 8. 선적 서류 9. 물대 입금 증명서	서류함 1 자재 구매 내역서, 완제품 원가 계산서 ​ 서류함 2 바이어별 구매 계약서, 생산 지시서, 생산공정 확인서, 검품 내역서, 완제품 출고증 ​ 서류함 3 선적 서류, 물대 입금 증명서 ​	서류함 1 자재 구매 내역서, 완제품 원가 계산서, 물대 입금 증명서 ​ 서류함 2 바이어별 구매 계약서, 생산 지시서, 생산공정 확인서, 검품 내역서, 완제품 출고증, 선적 서류

위 예의 경우, A는 업무 과정에 의해, B는 자금 관련성 유무에 의해 서류를 구분하였다.

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A는 완제품 생산을 위해 자재를 구매하는 단계부터 시작하여 제품을 생산 및 선적하여 물품 대금을 수취할 때까지의 업무 과정을 순서대로 정리하여 생산 전, 생산, 출고 후의 구분에 따라 서류함을 나누어 정리한 것으로 볼 수 있다.

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반면 B는 자금의 집행이나 수취와 관련된 서류와 자금과 관련 없는 생산, 검품, 출고 등에 관한 서류를 나누어 보관하였다.

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※ 서류 정리 기준 예시

- 사용 빈도

- 업무 과정

- 자금 관련성 유무

- 국문/영문

- 수/문자

- 보관 분량

- 가나다순

- 번호순

- 연대순

- 주제별

- 지역별

- 거래처의 국적